مفهوم مدیریت دانش و عوامل مؤثر در مدیریت دانش

4 مفهوم مدیریت دانش

مدیریت دانش واژه‏ای عملی است که ارائه یک تعریف استاندارد از آن مشکل است. همان­طور که ارونسون و توربن3 (2001) بیان می­کنند توافقی روی تعریف مدیریت دانش وجود ندارد. این عدم توافق بیش­تر ناشی از پیچیدگی و ابهام در جزء دوم این ترکیب یعنی دانش است. علی­رغم این واقعیت نمونه­هایی از معروف­ترین تعاریف مدیریت دانش در ادامه ارائه می­شود. لازم به ذکر است تعاریفی که نظریه‏پردازان از مدیریت دانش ارائه می‏نمایند ما را در شناخت هر­چه بیش­تر آن یاری می‏رساند (به نقل از عدلی، 1384).

داونپورت و پروساک (1998) و علوی و لیندر (2001) بیان می­دارند که مدیریت دانش عبارت است از یک فرایند تخصصی شده نظام­مند و سازمان یافته به منظور اکتساب، سازماندهی، تداوم بخشیدن، به کارگیری، به اشتراک گذاشتن و جایگزین کردن دانش ضمنی و دانش صریح کارکنان، برای ارتقا عملکرد سازمانی و خلق ارزش (به نقل از چوی و همکاران، 2006).

داگفس[1] (2003) مدیریت دانش را ترکیب فرایندهای اداره، کنترل، خلاقیت، رمزگذاری، اشاعه و اعمال قدرت در سازمان تعریف کرده که هدف اصلی آن این است که شخص نیازمند، به دانش مورد نیاز خود در زمان مقتضی دسترسی یابد، به گونه­ای که توانایی تصمیم­گیری به موقع و درست برای او ممکن شود.

کازانوتا2 (٢٠٠۴) بیان می­کند که مدیریت دانش به فرایندهای تولید، اکتساب، سازماندهی، ذخیره­سازی، انتشار و کاربرد دانش در یک سازمان اطلاق می­گردد.

مالهوترا3 (٢٠٠۴) تعریف خود را از مدیریت دانش این­گونه ارائه می­دهد: «مدیریت دانش انجام دادن کارهای درست به جای درست انجام دادن کارها است. تأکید روی اثربخشی است نه کارایی، وجود کارایی بدون اثربخشی به شکست سازمان منتهی می­شود و در بلند مدت سازمانی موفق است که کار درست بعدی را بفهمد و از قبل برای سوار شدن بر موج بعدی آماده باشد» (به نقل از عدلی، 1384).

پروساک4 مدیریت دانش را تلاشی برای آشکار نمودن دارایی پنهان در ذهن اعضا و تبدیل کردن این دارایی پنهان به یک دارایی سازمانی دانسته است تا همه کارکنان سازمان به این دارایی دسترسی داشته باشند (به نقل از نعمتی، 1384). و زیرمان5 (2006) معتقد است مدیریت دانش تلاش می­کند کاربرد فناوری­های جدید را توسعه دهد تا بتواند در انباشتن، ذخیره کردن، بازیابی و توزیع دانش جدید نفوذ پیدا کند.

استون6 (2007) مدیریت دانش را ارزیابی و متعادل ساختن ارتباطات انسانی، فرایندها و ساختار و فناوری در یک سازمان و از طرف دیگر تولید یک مزیت رقابتی برای نمایش در سازمان می­داند. در این تعریف بیش­تر بر زیرساخت­های مدیریت دانش تأکید شده و سه عامل فناوری، انسان و ساختار سازمانی را در کنار هم قرار داده به گونه­ای که یک مزیت رقابتی برای سازمان ایجاد نماید.

هربرت سنت انگو7 بیان می­دارد مدیریت دانش یعنی ایجاد نوعی ارزش از دارایی‏های پنهان سازمان، ما زمانی به این هدف دست می‏یابیم که برای افراد ارزش قائل شویم و توانایی­های آن­ها را برای تولید و جمع‏آوری و مبادله دانش افزایش دهیم (به نقل از نعمتی، 1384).

تعاریف و مفاهیم ارائه شده درباره مدیریت دانش، تا حد زیادی اصول مدیریت دانش را نیز دربر می­گیرند، با این وجود اصول یاد شده را می­توان از دیدگاه دو تن از مشهورترین صاحب­نظران مدیریت دانش بیان نمود. داونپورت و پروساک در کتاب خود با عنوان «دانش کاری» (به نقل از جعفری مقدم، 1385) اصول مدیریت دانش را چنین طرح می­کنند:

  1. دانش، نشأت گرفته از افکار افراد است و در افکار افراد جای دارد.
  2. تسهیم دانش مستلزم اعتماد است.
  3. فناوری، رفتارهای دانشی جدید را امکان­پذیر می­سازد.
  4. تسهیم دانش باید تشویق و پاداش داده شود.
  5. حمایت مدیریت و تخصیص منابع (برای مدیریت دانش) ضروری است.
  6. دانش ماهیتی خلق شونده دارد و تشویق افراد، موجب می­شود که دانش به شیوه­های غیر­منتظره گسترش یابد.
  7. برنامه­های مدیریت دانش باید با برنامه­ای آزمایشی آغاز شود.
مطلب مرتبط :   رابطه تاب آوری با خودکار آمدی

 

به طور کلی مدیریت دانش فرایندی است که به سازمان­ها کمک می­کند تا اطلاعات و مهارت­های مهم را که به عنوان حافظه سازمانی محسوب می­شود و به طور معمول به صورت سازماندهی نشده وجود دارند، شناسایی، انتخاب، سازماندهی و منتشر نمایند. این امر افراد و سازمان­ها را برای حل مسائل یادگیری، برنامه­ریزی راهبردی و تصمیم­گیری­های پویا به صورت کارا و مؤثر، قادر می­سازد. مدیریت دانش بر شناسایی دانش و ارائه آن تاکید می­ورزد، به روشی که بتواند به صورت رسمی به اشتراک گذاشته شود و در نتیجه دوباره مورد استفاده قرار گیرد (پیری و آصف زاده، 1385). مدیریت دانش فرایند ایجاد، جذب و به کارگیری مجدد دانش فردی و سازمانی است. یکی از اشتباهاتی که خیلی از افراد مرتکب می شوند تکیه بر دانشی است که قبلاً داشته­اند. آن­ها می­پندارند مدیریت دانش فقط بهره­برداری از دانش موجود است. این یکی از جنبه های مهم است اما ایجاد دانش جدید نیز به همین اندازه اهمیت دارد (کوئینتاس[2]، 1382).

 

2-5  عوامل مؤثر در مدیریت دانش

2-5-1 نقش فناوری اطلاعات در مدیریت دانش

دانش سازمانی به روش­های بیشماری از جمله در ذهن انسان، اسناد، یادداشت­ها، کتابچه­های راهنما و گزارشات نگهداری می­شود و از طریق کانال­های ارتباطی متعددی مانند کنفرانس­ها، سمینارها، برنامه­های آموزشی و میزگردها میان افراد به اشتراک گذاشته می­شود. این روش­ها در طول سالیان متمادی به کار رفته و هنوز هم مورد استفاده قرار می­گیرند، اما پیدایش فناوری­های جدید ارتباطی مبتنی بر رایانه، نه تنها روش­های نگهداری و انتقال سنتی دانش را تکمیل کرده است، بلکه کارامدی و اثربخشی تمامی مکانیزم­های انتقال آن را نیز بهبود بخشیده است (محی­الدین، 2007). فناوری اطلاعات به مثابه حوزه­ای برای مالکیت مدیریت دانش در خلق، ازدیاد و فرایندهای مدیریت دانش نقش بسزایی دارد. فناوری­های نوین می­توانند یکپارچگی دانش پراکنده را آسان کنند و به انجام بیش­ترین اعمال در کوتاه­ترین زمان بیانجامند (متاکسیوسین[3] و دیگران، 2005). توانایی فناوری اطلاعات در کاوش، نمایه، تلفیق، بایگانی و انتقال اطلاعات می­تواند تحولی در گردآوری، سازماندهی، رده­بندی و اشاعه اطلاعات ایجاد کند. فناوری­هایی مانند سیستم­های مدیریت مدارک، اینترنت، ابزارهای جریان کار، سیستم­های پشتیبان اجرا، سیستم­های پشتیبان تصمیم­گیری، ذخیره داده­ها، پست الکترونیک و مانند این­ها می­توانند نقش اساسی در تسهیل مدیریت دانش داشته باشند. در عین حال باید توجه داشت که فناوری اطلاعات به خودی خود قلب مدیریت دانش نیست و هیچ پروژه­ای تنها به خاطر کاربرد آخرین فناوری­های اطلاعاتی تبدیل به پروژه مدیریت دانش نمی­شود. فناوری اطلاعات فقط نقش پشتیبان را در مدیریت دانش ایفا می­کند (گاندی2، 1384).

بنابراین از آن­جایی که حرفه و شغل دانشگاه­ها در مورد دانش می­باشد، آن­ها باید قادر به استفاده از فناوری در فرمی از مدیریت آن دانش باشند. تکنیک­ها، فراورده­ها و مدل­های زیادی وجود دارند که از مدیریت دانش به منظور غلبه بر بسیاری از چالش­هایی که مؤسسات آموزشی عالی با آن مواجه می­شوند، حمایت می­نمایند. فناوری­ها می­توانند به یک یا چند گروه از جمله اطلاعات تجاری و شغلی، پایگاه دانش و معلومات، همکاری، مدیریت موضوع و سند، مدیریت رابطه مشتری، استخراج داده­ها، جریان کار، پژوهش و یادگیری الکترونیکی دسته­بندی شوند. استفاده از این مدل­ها، امکان دسترسی به مخزنی از تکنیک­های آموزشی، سنجش و ارزیابی دانشجویان و نیز اقدامات اصلاح و تغییر برنامه­های آموزشی را فراهم می­آورد (گولدن3، 2009).

 

2-5-2  نقش فرهنگ سازمانی در مدیریت دانش

یکی از مهم­ترین توانمندسازی­های مدیریت دانش فرهنگ باز سازمان است که مشوق تعامل افراد با یکدیگر و تبادل نظرات، تجربیات و نقطه نظرات است و به کارکنان اجازه می­دهد که بدون ترس از باز خواست، عقایدشان را بیان نمایند. هولدن4 (2002) فرهنگ را تنوع دانش مشترک تعریف نموده است. او معتقد است مدیریت فرهنگ چندگانه می­تواند به عنوان شکلی از مدیریت دانش و فرهنگ به عنوان یک منبع دانش سازمانی که می­تواند مدیریت شود، تلقی گردد (به نقل از کیوراک5، 2009). فرهنگ سازمانی که محیط دانش را تغذیه می­کند، توانایی استفاده از دانش قبلی را برای شناسایی ارزش اطلاعات جدید، تلفیق و به کاربردن آن را برای تولید دانش و قابلیت­های جدید، تعیین و ترسیم می­نماید (علوی، 2005). فرهنگی که به طور مثبت به سمت دانش، تمایل دارد فرهنگی است که یادگیری در کنار شغل یا بدون آن از ارزش بالایی برخوردار است. فرهنگ­هایی که صراحتاً طرفدار اشتراک، انتقال و اکتساب دانش هستند، زمینه­ای را برای تعاملی که مساعد و مستعد کاربرد و نفوذ دانش و در نتیجه ایجاد یک فرهنگ دانش است، به وجود می­آورند. یک فرهنگ دانش محور در خصوصیات سازمانی­ای مجسم می­شود که تولید و انتشار دانش را ترغیب و تسهیل می­نمایند. ایجاد یک فرهنگ دانش، نه تنها دارای معماری و ساختار اطلاعاتی است بلکه دارای موقعیتی است که کاربر، نیازهای اطلاعاتی را گسترش می­دهد، اطلاعات را تجزیه و تحلیل می­کند و آن را تفسیر می­نماید (میتال، 2008).

مطلب مرتبط :   نظریه های کیفیت زندگی زناشویی

دانشگاه­ها به منظور به کارگیری مدیریت دانش بایستی ضرورت ایجاد فرهنگ تسهیم دانش میان کارکنان را از طریق «نهادینه سازی مدیریت دانش» درک کنند. اهمیت نهادینه­سازی مدیریت دانش در مؤسسه به این دلیل است که اولاً درک نادرست کارکنان از مدیریت دانش را تصحیح می­کند، ثانیاً برای درک مزایای تسهیم دانش در سازمان به آن­ها یاری می­رساند. تحقیقات حاکی از این است که عدم وجود فرهنگ سازمانی که مشوق همکاری، اعتماد، اشتراک دانش، گوش­دادن، یادگیری و خلاقیت باشد، می­تواند مانع اصلی توسعه و به کارگیری یک پروژه موفقیت آمیز مدیریت دانش باشد (یو[4]، 1384).

 

2-5-3  نقش مدیریت در مدیریت دانش

لازمه اجرای موفق هر پروژه، پشتیبانی کامل و همه جانبه مدیریت از آن می­باشد. مدیریت کارکنان در خلق فرهنگ مناسب نقش مهمی را ایفا می­کند. برای مثال در فرایند آشکارسازی اهمیت اشتراک دانش برای کارکنان، مدیریت می­تواند این امر را به یکی از وظایف اصلی آنها تبدیل نماید. در نبود مشوق­های دانش­مدار و مکانیسم­های ارزشیابی، افزایش اشتراک و توزیع دانش دشوار است. به ­عبارتی، مدیریت دانش نیازمند رهبری اثربخش است و شرط لازم برای اخذ نتایج موفقیت آمیز در اجرای روند مدیریت دانش این است که مدیریت دانشگاهی باید دارای انگیزه و در امور پیش­رو باشد (کالست2، 1382). هم­چنین به میزان بالایی قادر به فراهم آوردن فرایندهای سازمانی فعال و مبتکر بوده و به رشد دانش کمک کند. متأسفانه بسیاری از دانشگاه­ها، به عنوان ارائه دهنده خدمات علمی برای ارتقا سطح عملکرد خود از دانش نهایت استفاده را نکرده­اند و داده­ها، اطلاعات و دانش موجود در دانشگاه­ها به درستی مدیریت نشده­اند تا بتوانند به طور کارامدی توزیع شده و برای تولید دانش جدید، مورد استفاده مجدد قرار گیرند. مطابق نظر مارویک3 (2001)، مدیریت دانش مؤثر و کارامد نوعاً نیازمند ترکیب مناسبی از ابتکارات سازمانی، اجتماعی و مدیریتی به همراه گسترش فناوری مناسب است.

 

[1]. Daghfous   2. Casonato   3. Malhotra   4. Prusak   5. Zimmermann    6. Sutton   7. Herbert Saintongo

[2]– Kuyyntas

  1. Metaxiotis 2. Gandhi 3. Golden    4. Holden    5. Kivrak
  2. Yu 2. Kalseth  3. Marwick    4. Newman & Conrad    5. Drestke