راهنمای سازمان مشخص می گردد تهیه راهنمای سازمان و شرح شغل موجب تسهیل تفویض اختیارات می گردد.

1-13-2-5 مشخصات24 مشاغل سازمان :
وظیفه: نوع شغل و مقاصد اصلی آن به نحوی که تمیز شغل معینی از سایر مشاغل سازمان میسر باشد، تحت عنوان وظیفه ذکر می گردد.
تکالیف و اختیارات: تکالیف شغل، جزئیات طریقه اجرای وظیفه را توضیح می دهد. وظیفه، عناصر اصلی شغل را شرح می دهد، در حالی که تکالیف شغل ناظر بر عملیات و فعالیت های مشخصی است که برای اجرای وظیفه لازم است. حدود و اختیارات شاغل هر شغل نیز باید معلوم باشد. اختیار در اینجا به معنی حق تصمیم گیری به منظور انجام وظیفه است.
روابط: تحقق اهداف سازمان مستلزم همکاری متصدیان مشاغل مختلف است. بدین جهت لازم است روابط مشاغل هم با یکدیگر معلوم گردد.

1-13-2-6 نمودار25 های سازمانی :
نمودار ساده : تصویر کلی طرح سازمان، سلسله مراتب اداری و روابط واحدهای تابعه را مجسم می نماید و خطوط عمودی که طبقات سازمان را به هم وصل می کنند، معرف فرماندهی و نظارت مستقیم واحدهای بالاتر بر واحدهای زیردست است.
نمودار وظایف : روابط واحد اصلی را با دوایر تابعه به وسیله چهارگوشه های منظم نشان می دهد. هر چهارگوشه حاوی شرح وظایف و فعالیت های شغل معینی است و در واقع مشخصات شغل را فهرست مانند، نمایان می سازد.
نمودار کارگزینی : از نظر شکل مانند نمودار وظایف است، اما چهارگوشه های آن حاوی عنوان شغل و نام شاغل می باشد. اغلب مشخصات شغل و عنوان و نام شاغل آن یک جا ذکر می گردد و بدین وسیله شرح وظایف و اطلاعات کارگزینی در نمودارهای واحدی گنجانیده می شود.

علاوه بر نمودارهای فوق نمودارهای متعددی مانند نمودارهای زیر در مؤسسات دولتی و خصوصی به کار می روند : نمودار جریان کار، نمودار تقسیم کار، نمودار صرفه جویی در حرکات و نمودار تقسیم جا و مکان.
تمام نمودارهای فوق لازم است با توجه به تغییرات اساسی و زیادی که امروزه در سازمان ها رخ می دهد، مورد بازنگری قرار گیرند. علاوه بر این کلیه فعالیت های سازمان را نمی توان به وسیله نمودار تشریح کرد.

1-13-2-7 دستورالعمل26 های کتبی :
عبارت از مقررات مدونی است که وظیفه انجام وظیفه شغل یا عمل اداری معینی را نشان می دهد. دستورالعمل های کتبی یک نوع وحدت عمل در انجام کار ایجاد می نماید و وسیله موثری به منظور تفویض اختیارات به شمار می رود. (اقتداری، محمد؛ 1384،صص 30-23)

1-13-2-8 فرهنگ27 سازمانی :
مقصود از فرهنگ سازمانی، سیستمی از استنباط مشترک است که اعضاء نسبت به یک سازمان دارند و همین ویژگی موجب تفکیک دو سازمان از یکدیگر می شود. کریس آرجریس، فرهنگ سازمانی را نظامی زنده می خواند و آن را در قالب رفتاری که مردم در عمل از خود آشکار می سازند، راهی که بر آن پایه به طور واقعی می اندیشند و احساس می کنند و شیوه ای که به طور واقعی با هم رفتار می کنند تعریف می کند. ادگار شاین28 نیز فرهنگ سازمانی را این گونه تعریف می کند: یک الگویی از مفروضات بنیادی29 است که اعضای گروه برای حل مسائل مربوط به تطابق با محیط خارجی و تکامل داخلی آن را یاد می گیرند و چنان خوب عمل می کند که معتبر شناخته شده، سپس به صورت یک روش صحیح برای درک، اندیشه و احساس کردن در رابطه با حل مسائل سازمان به اعضای جدید آموخته می شود. جیمز پرسی معتقد است که افراد یک سازمان دارای ارزشهای مشترک، عقاید، معیارهای مناسب برای رفتار، زبان مخصوص، رمزها و سایر الگوی فکری و رفتاری هستند و به طور خلاصه، فرهنگ سازمان را الگویی از مقاصد مشترک افراد سازمان تعریف می کند. فرهنگ سازمانی عبارت است از اندیشۀ مشترک اعضای یک سازمان که آنها را از سازمان دیگر متمایز می کند. علی رغم اینکه تعریف واحدی از فرهنگ سازمانی وجود ندارد ولی می توان گفت که همۀ افرادی که در این زمینه مطالعه نموده اند همگی توافق دارند که فرهنگ :
۱) کلی است که از مجموع اجزای آن بیشتر است.
۲) تاریخچه سازمان را منعکس می کند.
۳) به مطالعۀ انسان شناسی مانند رسوم و نهادها مربوط می شود.
۴) توسط گروهی از افراد که یک سازمان را تشکیل داده اند شکل گرفته است.
۵) حرکت آن کند و سخت است.
۶) تغییر آن به سختی صورت می گیرد.
1-13-2-9 انواع سازمان ها :
1-13-2-9-1 سازمان انتفاعی و غیر انتفاعی30 : 
الف ؛ سازمانهای انتفاعی :
سازمانهایی هستند که ازسوی صاحبانشان برای کسب سود ایجاد شده اند . این سازمانها ممکن است یک مالک یا چندین صاحب سرمایه داشته باشند ، اکثر مؤسسات تجاری جزء این دسته سازمانها محسوب می شوند
ب ؛ سازمانهای غیر انتفاعی :
این سازمانها معمولاً به جای کسب سود با اهداف اجتماعی ، فرهنگی ، مذهبی و سیاسی تشکیل می شوند . مانند اتحادیه های کارگری ، انجمن های مذهبی ، مؤسسات خیریه و سازمانهای دولتی .
1-13-2-9-2 سازمانهای تولیدی و خدماتی :
سازمانهای تولیدی از مواد خام یا مواد اولیه برای تولید کالا استفاده می کنند . مانند کارخانجات اتومبیل سازی و تولید قطعات . این کالاها معمولاً در بازار ارائه شده و مشتری به راحتی می تواند کیفیت آن را ارزیابی کند . نوع دیگر ، سازمانهای خدماتی هستند که خدمات ارائه می دهند . مانند فعالیتهای امور مالی ، مشاور حقوقی، آموزشی و غیره . بعضی دیگر از سازمانها نیز هم تولیدی هستند و هم خدماتی، مانند کارخانجات اتومبیل سازی که خدمات هم به مشتریان ارائه می دهند .
1-13-2-9-3 سازمانهای دولتی و خصوصی :
سازمانها از نظر مالکیت نیز به دو دسته خصوصی و دولتی تقسیم می شوند . برخی سازمانها مانند ذوب آهن ، صنعت فولاد و مخابرات در ایران جزء سازمانهای دولتی محسوب می شوند ، زیرا دولت آنها را کنترل می کند . برخی سازمانهای دیگر مانند شرکتهای خصوصی چون به جای دولت توسط افراد یا بخش غیر دولتی اداره می شوند به آنها سازمانهای خصوصی گفته می شود. . (.( http://heydari.blogfa.com.
1-13-2-9-4 سازمان رسمی31:
در سازمان رسمی ، مدیر روابط سازمانی را به طور مکتوب و به کمک نمودار با دقت هر چه بیشتر برای کارکنان تشریح می کند . تغییرات بعدی در صورت لزوم می تواند به طور رسمی یا غیر رسمی انجام شود .
– سازمانی است که از شکل و ترکیب خاصی برخوردار بوده ، از یک سلسله همبستگی ها و روابط بین مشاغل و مقامات سازمانی بر اساس سلسله مراتب سازمانی به وجود آمده است . سازمان « رسمی » معمولا از سه منطقه ی مدیریت و یک منطقه ی اجرای عملیات ( 1- مدیران عالی مقام اداری 2- مدیران اجرایی یا مدیران واسطه در رده ی دوم 3- مدیران سرپرست 4- منطقه ی عملیاتی ) تشکیل می شود .
– سازمان رسمی عبارت از نظامی از فعالیت های هماهنگ گروهی از مردم است که با همکاری یکدیگر در جهت هدفی مشترک و تحت اقتدار و رهبری یک فرد به کار مشغولند .
– سازمان رسمی آمیزه ای از گروه یا گروه هایی از افراد است که از طریق بهم پیوستن و همکاری و ایفای نقش آگاهانه تحت یک نظم و سلسله مراتب سازمانی ، به منظور دستیابی به مقاصدی مشخص و از قبل تعیین شده به فعالیت و اشتراک مساعی می پردازد . به طور خلاصه ، می توان گفت که سازمان رسمی آمیزه ای از افراد و حاصل همکاری و ایفای نقش آگاهانه ی آن برای رسیدن به هدف های مشخصی است .
– سازمان رسمی طرح سازمانی که از طریق تقسیم کار می کوشد تا به هدف های شرکت نایل آید .
– سازمان رسمی  به مجموعه روابط پیچیده ای که در بین عده ای افراد خاص با وظایف و مسئولیت های مشخص و بر اساس مقررات از پیش تعیین شده ، شکل گرفته و مدون گردیده است ، سازمان رسمی یا روابط رسمی گفته می شود ( ( http://heydari.blogfa.com. در سازمان رسمی موارد زیر مشخص است :
1-     سلسله ارتباطات رسمی ( مدون شده ) بین افراد
2-     حدود قلمرو وظایف هر یک از مشاغل و صاحبان مشاغل
3-     سلسله مراتب اداری
4-     نوع مشاغل کارکنان سازمان و محل سازمانی آن ها
5-     قدرت سازمانی و حیطه ی نظارت هر مقام در سازمان
6- واحدهای صف و ستاد در سازمان
1-13-2-9-5 سازمان غیر رسمی32 :
در سازمان غیر رسمی مدیر روابط سازمانی را به طور شفاهی برای کارکنان توضیح می دهد و این روابط را بر حسب نیاز تغییر می دهد .
– سازمان غیر رسمی عبارت از به وجود آمدن نظامی از روابط متقابل شخصی و عاطفی و احساسی بین اعضای سازمان بدون داشتن هدف و مقصودی خود آگاه ،عام و مشترک می داند .
– سازمان غیر رسمی عبارت از نظامی از روابط متقابل افراد است که به منظور تاثیر گذاردن بر روی تصمیمات سازمان رسمی پدید می آید .
– سازمان غیر رسمی رابطه ها و الگوهای همکاری و  ارتباط های بین افراد می باشند که در نمودار سازمانی مشخص نشده باشند .
– سازمان یا روابط غیر رسمی به مجموعه ای از روابط شخصی ، عاطفی و اجتماعی گفته می شود که در بطن سازمان یا روابط رسمی بدون طرح و نقشه قبلی به وجود می آید و تابع هیچ گونه قاعده و ضابطه مدونی هم نیست . 
* سازمان رسمی : سازمان رسمی ممکن است بزرگ و گسترده شود – اختیار از بالا به پایین است – مسئولیت وجود دارد – جایگاه شغلی و سازمانی ملاک است –تفویض اختیارات برحسب سلسله مراتب است – مقام واگذاری از سوی مدیریت است .             
* سازمان غیر رسمی : سازمان غیر رسمی غالبا کوچک و محدودند – قدرت از پایین به بالا و یا به صورت افقی است – سیاست مطرح است – جایگاه شخص مهم است – تفویض اختیارات بر حسب اعتماد است – مقام واگذاری از سوی گروه است .

مطلب مرتبط :   ازگل، باغ، ساکنین، مدرسه، محلاتی

جدول1-1 تفاوت سازمان های رسمی و غیر رسمی
مشخصات سازمانهای رسمی
مشخصات سازمانهای غیرررسمی
روی شغل تاکیددارند و با انسانها کاری ندارند.
روی شاغلین و روابط تاکید می شود
خواص و نه عوام جایگاه دارند.
همه جایگاه دارند ( حتی آخرین نفر)
روابط از روی جبر و الزام است
روابط از  روی خواستها نیازها و بر خوردهای طبیعی است
عامل تحریک بیرونی است
عامل تحریک درونی است
اختیار و قدرت از بالا  به پائین است
اختیار و قدرت از پائین به بالاست
تمام تلاشها برای حفظ روابط شخصی است
تمام تلاش در جهت حفظ روابط گروهی است
ارتباطات مکتوب است
ارتباطات شفاهی است ( شایعات و غیره )
(http://www.aftabir.com/articles/view/applied_sciences/management)

1-13-2-9-6 سازمان های یادگیرنده33: 
سازمان هایی که افراد در آنها ، به طور مستمر استعدادهایشان را برای ایجاد نتایج مطلوب مورد نظر توسعه می دهند ، یا سازمان هایی که در آنها الگوهای نو و قابل توسعه تفکر پرورش داده می شود ، یا سازمان هایی که در آنها اهداف جمعی اهمیت دارد و افراد به طور مستمر می آموزند که چگونه با یکدیگر

دسته بندی : علمی